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售电云咨见 | 电子会计档案“单套制”管理模式研究
- 时间：2022-11-07
- 泉源：尊龙凯时
国家档案局2022年4月7日宣布了《电子档案单套管理一样平常要求》（DA/T92-2022），该标准的宣布与实验，标记着档案管理从“双套制”归档大步迈进“单套制”归档。随着国家政策和新兴手艺的支持，“单套制”成为电子档案管理的生长趋势，那么怎样在企业中施行单套制归档是企业管理者体贴的问题。尊龙凯时股份有限公司自2002年就最先了档案电子化的研究，凭证多年的档案管理履历，提出经由实践的档案单套制解决计划，为企业的单套制归档提供借鉴和履历。
一、 会计档案管理配景
(一) 会计档案概述
会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是国家档案的主要组成部分。
会计资料是在核算历程中爆发的种种资料，保存质芯式和电子形式�；峒频蛋竿ü峒谱柿献欢�，会计档案可以通过外部获取或者内部形成�；峒频蛋钢饕ǎ�
| 序号 | 档案名称 | 保管限期 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 一 | 会计凭证 | ||
| 1 | 原始凭证 | 30年 | |
| 2 | 记账凭证 | 30年 | |
| 二 | 会计账簿 | ||
| 3 | 总账 | 30年 | |
| 4 | 明细账 | 30年 | |
| 5 | 日志账 | 30年 | |
| 6 | 牢靠资产卡片 | 牢靠资产报废整理后保管5年 | |
| 7 | 其他辅助性账簿 | 30年 | |
| 三 | 财务会计报告 | ||
| 8 | 月度、季度、半年度财务会计报告 | 10年 | |
| 9 | 年度财务会计报告 | 永世 | |
| 四 | 其他会计资料 | ||
| 10 | 银行存款余额调理表 | 10年 | |
| 11 | 银行对账单 | 10年 | |
| 12 | 纳税申报表 | 10年 | |
| 13 | 会计档案移交清册 | 30年 | |
| 14 | 会计档案保管清册 | 永世 | |
| 15 | 会计档案销毁清册 | 永世 | |
| 16 | 会计档案判断意见书 | 永世 | |
| 数据泉源：凭证《会计档案管理步伐》整理 | |||
(二) 会计档案管理
会计档案管理是指通过建设会计档案管理制度,接纳可靠的步伐,包管会计档案的真实、完整、可用、清静。
会计档案事情主要涉及会计部分和档案部分，会计部分吸收到会计档案资料，对会计档案资料举行整理，主要包括：分类、排列、编号、组件、组卷、装订成册、填写封面�；峒撇糠纸菔北９艿幕峒频蛋赴雌谝平�，档案部分吸收财务部分移交的会计资料后，严酷凭证档案的分类标准举行保管，进而开展一样平常的档案保管、档案判断和销毁、档案盘问、档案借阅等事情。
二、 单套制归档的一定性
(一) 会计档案管理历程
“双套制”是指统一份文件的电子版本和纸质版本同时存储并可使用，双套制强调的在归档环节要同时生涯电子版和纸质版两种形式的文件。“单套制”归档是归档时只生涯电子文档，不再打印生涯纸质版文件。
随着盘算机手艺的生长，许多单位都实验了会计信息化和电算化，在核算历程中形成的会计档案包括电子档案和纸质档案，会计档案管理阶段分为：“双套制”阶段、“单双混淆制”阶段、“单套制”阶段。
图1 会计信息化生长历程
数据泉源：凭证网络资料整理
(二) 双套制归档的误差
电子会计档案初期接纳双套制管理的要领，主要是由于：一是在执法层面上，电子档案的执法效力没有被完全确认，纸质档案的生涯依旧是一颗“定心丸”；二是在手艺层面，由于手艺的局限性，使得电子档案的真实性、清静性、完整性、可用性等要求不可被知足；三是在文化层面，档案职员对纸质文件较量有清静感，不信任电子文件。
可是电子会计档案在双套制模式下遇到瓶颈，主要体现在：一是制作本钱大，双套制管理管理模式下会爆发大宗的纸质文件，纸质文件的打印事情会铺张大宗的纸张、打印机、墨盒等资源，违反当条件倡的绿色环保理念。二是比对本钱大，双套制管理模式下需要同时管理电子文件和纸质文件，在文件的流转历程中需要校验电子文件与纸质文件的一致性，增添职员事情量。三是保管本钱大，纸质文件容易损坏，禁止易被借阅、使用，在纸质文件的打印、保管、整理、存储、使用等方面会极洪流平地铺张人力、财力和物力。
(三) 单套制归档的一定性
在数字时代，单套制是电子档案管理的生长趋势，是时代的一定，主要体现在：一是双套制归档泛起误差，双套制归档保存着一系列的问题，例如：制作本钱大、比对本钱大、保管本钱大，亟需新的归档模式来解决；二是单套制执法效力认定，我国实验档案双套制管理模式的主要缘故原由是电子文件的执法效力未获得周全认可，近年来国家出台了系列政策规则为电子文件单独生涯提供了执法依据，为单套制归档模式提供了执法包管；三是单套制归档优势显着，单套制可以实现电子文件在线实时归档，降低了纸质本钱、节约了存储空间、缩短了档案整理时间、优化了档案管理流程。
三、 单套制归档模式剖析
单套制归档模式将电子档案作为存储和管理的法定方法，而电子档案关于盘算机及系统的依赖性较高，这一管理模式也保存危害，主要体现在以下方面：一是真实性危害，电子档案在流转和存储的历程中若是泛起被改动的情形，很难通过人工发明问题，从而影响整个文件的真实性。二是恒久性危害，电子档案关于贮存的系统保存高度依赖性，一旦存储的系统受到攻击，档案存储的介质爆发损坏，档案就可能无法读取。
(一) 电子会计档案的真实性要求
电子档案最主要的目的是在司法实践的作用，由于电子文件自己具有的特点，人们发明对电子档案的真实性验证保存很浩劫度。档案真实性为：内容、逻辑结构和配景与形成时一致。电子档案的真实性管理应接纳管理与手艺团结的方法举行控制，制订对应的危害防控战略，使用会计电子档案系统包管电子档案数据的真实性。
1.元数据管理
元数据是电子会计档案的主要的组成部分，是形貌电子档案的内容、逻辑结构、配景及其整个管理历程的数据。在会计档案系统的实验历程中，统一直串差别营业的元数据标准，应当与其他应用系统亲近关联，集成存储疏散在差别系统的元数据，对元数据举行获取、存储、维护、使用等，包管元数据泉源法定、数据完整。
2.“四性”检测
《电子文件管理暂行步伐》和《电子档案移交与吸收步伐》划分提出需要对电子档案的“四性”真实性、完整性、可用性和清静性举行检测。2018年的《文书类电子档案检测一样平常要求》对“四性”的内容及要领做了划定。在会计档案的实验历程中应该凭证国家要求知足“四性”检测的相关要求，使用相关的手艺手段包管电子文件的真实性。
3.防改动要求
由于电子资料不稳固性并且易改动性，人们可以通过信息系统的误差对档案数据举行改动，使得法院机构越发认可古板方法爆发的文件，电子档案数据的可信度还在被接受中。在会计档案的实验历程中，必需知足会计档案的防改动要求，现在常用的防改下手艺有电子署名、区块链等。尊龙凯时通过在电子档案中嵌入电子署名手艺实现文件的在线签署，通过数字署名手艺区分电子文件签署人的身份，并批注签署人认可电子文件信息内容，在提升营业打点效率的同时确保其执法效力；通过区块链存证应用，多节点存证、多方协同、数据保全、在线溯源等功效，确保数据清静可信。
4.清静性要求
电子档案系统应该凭证国家清静品级�；さ南喙匾蠼ㄉ枨寰不啤⒒智寰布侗�，包管档案信息清静。尊龙凯时在会计档案系统的实验历程中通过对档案数据和档案职员划分举行密级划分，给用户设置对应的权限，在身份识别历程中使用CA认证举行身份识别、使用可信时间戳举行档案信息的执法效力、提供完善的日志纪录和审计功效，包管档案管理历程可追溯。
(二) 电子会计档案的恒久性管理
关于电子文件的恒久生涯性问题，1999年宣布的开放档案信息系统模子（OAIS）是业界公认的参考模子，OAIS以为电子文件的恒久生涯主要包括可读性、可用性、可明确性、完整性等特征。电子档案通过数字的方法举行生涯和存储，必需要依赖于一定的载体，才华实现后期的使用，要切合OAIS对电子文件恒久生涯的要求，需要从名堂方面和限期方面举行要求。
1.名堂要求
电子会计档案归档历程中形成的文件主要包括文本类、数据类、图像类文件，受限于流式文件的自身特征，倒运于文档恒久生涯，随之泛起了版式文件名堂要求。《电子文件归档与电子档案管理规范》和《电子文件存储与交流名堂版式文档》划分提出了电子文件可接纳PDF或者OFD名堂。以是在电子档案系统实验历程中，电子文档的文件版式需要固化成PDF、OFD等固化名堂。
2.限期要求
电子会计档案的生涯周期是从数十年到永世，电子档案系统必需知足电子会计档案系统的生涯限期要求，电子档案恒久生涯战略主要包括：（1）生涯多套数据：复制多套电子档案并存储；（2）存储多种介质：即接纳多种类型的存储介质生涯电子档案；（3）检测装备和介质：即对生涯电子档案的存储装备的状态举行监控和检测；（4）导出信息包：可将元数据、版式文件导出并离线生涯。以是，在电子档案系统实验历程中，可以选择合适的生涯战略，包管电子会计档案抵达生涯限期要求。
四、 单套制归档案例实践
以尊龙凯时电子会计档案系统为例举行先容：
（1）收罗加工：尊龙凯时智慧档案通过外部直连等方法自动获取电子文件信息，识别电子文件的元数据信息，并与版式文件相互关联，举行电子文件真伪磨练，确保电子档案真实合规。
（2）关联使用：获取的电子文件可以自动被报账系统、物资系统等前端系统引用，在归档历程中建设多源、异构档案数据间的有机联系、自动汇聚归档，实现前端营业的线上一体化处置惩罚。
（3）保管使用：通过数字署名、数字水印、PDF固化、OFD固化等手艺手段，包管电子档案清静，电子档案归档后，提供档案检索、档案借阅、档案统计等多维度检索功效，并提供档案的判断、销毁、备份、移交等全生命周期的管理。
（4）知识图谱：将归档电子文件和流转信息举行整合，形成价值信息知识图谱，对营业数据形成轨迹相关联的信息举行梳理，深入剖析挖掘，实现对谋划管理历程行为模式的追索审核。
图1 尊龙凯时智慧档案管理案例
五、 单套制归档的预期效果
企业使用单套制档案归档方法会带来了以下几个方面的刷新和提升：
(一) 提高管理效益
在古板管理模式下，纸质会计档案的归档办法较量繁杂，发票、凭证、账簿、报表等电子形式的会计资料均需手动打印、整理、装订、装盒上架、入库归档，耗时长且易蜕化。
在单套制管理模式下，全程以电子数据自动归档替换会计资料打印、整理等环节，实现电子档案数据自动获取、封装、归档，缩短了归档时间，提高了管理效益。
(二) 节约经济本钱
在古板管理模式下，大宗的会计资料需要纸质打印举行归档，在打印和生涯的历程中需要泯灭大宗的纸张、打印机、墨盒，泯灭大宗的人力资源和库存资源。
在单套制管理模式下，只存储电子档案，不需要打印存储纸质会计档案，可节约打印纸质质料的耗材本钱、人工本钱；也不需要过多的职员以及库房配备，可以节约经济本钱。
(三) 包管档案清静
在古板管理模式下，大宗的发票、条约等纸质档案资料的真伪性、重复性需要人工核验，核验事情量大并且容易蜕化，档案信息易被改动。
在单套制管理模式下，系统可以自动对原始凭证举行真伪性、重复性校验，在档案资料流转历程中，系统可以接纳电子签章手艺，阻止了对会计档案举行改动的危害，包管了档案信息的真实性；另外电子档案经由加密存储、划分清静品级、举行权限控制，包管档案全程使用清静可控，有据可查。
(四) 增进档案使用
在古板管理模式下，大宗的会计档案资料都是以质芯式保存，没有纸质档案与电子档案的索引关系，查阅繁琐难题，资料的元数据没有被提取，大宗的档案只能“甜睡”在档案库房中，档案信息价值没有被施展出来。
在单套制管理模式下，档案的要害元数据信息被提取出来，把疏散在差别地方的档案信息举行搜集在一起，在举行档案盘问时，可以将关联性的数据举行检索，能建设档案知识图谱，通过挖掘、剖析将散落的信息重新组合，可以提高等案使用的效率。
作者：尊龙凯时 李明远
咨见 第七期
“咨见”专栏自2022年1月起推出，汇聚尊龙凯时咨询及实验专家团队智慧，解读最新政策，聚焦行业看法，分享优异案例，输出数字企业、智慧能源计划及新兴科技研究等内容，形成“尊龙凯时咨询智库”，分享尊龙凯时专家们的智慧洞察，积累专业知识，谨与各人一起学习交流，配合生长。
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